Como planejar eventos?

Imagine que você esteja trabalhando em criar e planejar eventos.

Você queima os neurônios sobre a ideia principal do evento e começa a juntar o time todo para colaborar.

A discussão começa a avançar e, rapidamente,  você percebe que algumas pessoas estão com as ideias muito diferentes e não estão bem alinhadas com o seu pensamento.

Outras pessoas do grupo, por exemplo, já estão pensando sobre como receber os convidados, sendo que a data do evento ainda não foi definida.

Depois de uns dias, todos acreditam que o evento deveria trocar de lugar, pois, alguém visitou um espaço muito bacana que não tinha entrado no radar.

No fim, aos trancos e barrancos, tudo acaba dando certo – Ou melhor – como vemos em alguns casos, o evento se torna um desastre com várias “lições aprendidas (da pior forma)” e um pouquinho de vergonha.

Imaginou aí? Lembrou de algum evento que você produziu nos últimos anos?

Planejamento é fundamental

Quando não há prática em colocar as ideias e estratégias no papel, até mesmo a famosa “euquipe” pode se perder dentre as diversas linhas de pensamento presentes na execução de um evento.

Para evitar esse desgaste com sua equipe, seu público e consigo mesmo, separei algumas dicas pra você tirar seu evento do papel e tomar todas as decisões de forma mais estratégica, utilizando uma metodologia que tem ajudado diversas empresas e especialistas a criar experiências incríveis para seus usuários.

Comecei a pensar em unir o design à criação de eventos há cerca de 6 anos, quando descobri o design estratégico, algumas metodologias de design thinking e design de serviços em Orlando, na Flórida.

Estava a trabalho visitando a Full Sail University e os parques da Disney. Definitivamente os dois lugares dispensam apresentações.

Neles eu encontrei profissionais muito competentes, dedicados, bem treinados com processos bem definidos para tudo, além de um serviço impecável em todas as áreas. Estas visitas me inspiram a criar essa metodologia de design para eventos.

Siga estes passos

Existem basicamente três mudanças de modelo mental nesse novo método de criação e produção de eventos:

1- Entender que temos um usuário do evento

Participante ou convidado, o nome não importa. A pessoa que participa de um evento deve ser prioridade quando começamos a pensar num projeto.

Muitas vezes somos contratados por clientes para divulgar ou produzir os eventos e, por mais que seja o cliente que aprove as decisões e as etapas de criação, nossa entrega final é sempre voltada para o usuário do evento.

Quem é esta pessoa que está indo no seu evento?

Existem vários exercícios usados por designers, normalmente chamados de Buyer Persona ou Avatar, que ajudam a entender melhor o ponto de vista de quem estará usando o que estamos criando.

Moral da história: deixe suas opiniões e percepções de lado, tente deixar as do seu cliente também. O foco aqui é quem usará o seu serviço, ou seja, quem irá no seu evento.

2- O Porquê

Pergunte-se sempre: Por que você está fazendo um evento? Deu vontade? Tem que fazer? Sempre foi feito?

Uma marca quer fazer um evento para promover um produto? Quer atrair mais clientes? Quer se promover?

Se você respondeu SIM para a maioria dessas perguntas, então ótimo!

Mas pensa comigo… estamos convidando seu usuário do evento e dizendo para ele:

“Chega mais aí, queremos que você compre esse produto novo pra gente aumentar nosso lucro.”

Ele iria? Ele aceitaria?

Muitas vezes não nos percebemos, mas acabamos produzindo muitos eventos que passam essa mensagem para as pessoas.

Se o evento não tem uma proposta de valor claramente definida, a percepção do usuário será distorcida quando você apresentar algum produto para venda. Muitas vezes, esse tipo de atitude é até inconsciente.

A pessoa vai em um evento, acha ruim, acha chato, sem sentido, sai falando mal da marca e você não tem a menor ideia do motivo, afinal de contas o evento foi tão bem produzido.

Já viu isso acontecer?

Existe uma outra situação bem pior do que essa e que tem acontecido com frequência.

A empresa cria um evento peeeerfeito, com palestrantes importantes, com bom conteúdo, coffee break, horário livre de trânsito, local excelente e… ninguém se inscreve.

Quem nunca passou por isso que atire a primeira pedra? Por que será que isso acontece?

Será que não usei as técnicas certas para atrair participantes?

Será que foi o preço do ingresso? Será que é o conteúdo?

A estratégia de marketing digital para a divulgação foi aplicada corretamente?

Aí vale parar e pensar: esse evento foi feito pensando em mim ou em quem efetivamente será convidado?

3- Pensar nos pontos de contato dentro da jornada do usuário no evento

Produtores de eventos usam checklists, cronogramas, planilhas.

Isso é útil e faz parte do planejamento, mas não me fala nada sobre as pessoas que estarão no evento.

A jornada é que mostra a experiência que as pessoas irão viver naquele momento. A moral da história aqui é desenhar, ponto a ponto, as interações do seu evento pensando nas pessoas antes, durante e depois do evento.

Antes de organizar qualquer evento é importante planejar, entender a jornada do seu público e entregar melhores experiências, pois acreditamos que um evento simples pode tornar uma experiência inesquecível.

Pense menos no objetivo estratégico (vender mais, promover marca, lançar produto ou qualquer coisa do gênero) e pense mais em qual valor este evento entrega para as pessoas.

Por que ela vai doar seu precioso tempo pra você, em vez de convidar aquela pessoa amada pra sair, ver uma nova série no Netflix ou ficar o dia todo de pijama em casa?

Você enxerga que isso faz sentido quando fala num serviço como restaurante, certo?

“A pessoa escolheu meu restaurante, vamos tratá-la super bem e pensar nela o tempo todo.”

Pensa o dono do restaurante.

A minha ideia é fazer exatamente isso com os eventos.

Nosso propósito com esse artigo é que todos os eventos sejam as experiências incríveis.

Se de alguma forma isso te ajudou nessa direção, compartilhe com aquela pessoa que adora produzir eventos, pois tenho certeza que se todos seguirem esse passos, teremos uma experiência maravilhosa em muitos eventos.

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