Da Concepção à Realização.

Nós acreditamos que os pilares da construção de um evento são: Concepção, Produção, Divulgação e Administração. Neles estão apoiados a nossa metodologia SoldOut para organização dos eventos e para a venda de ingressos.

Mas até chegarmos à essa conclusão, a jornada foi bem longa. E ela começou em setembro de 2016 e se concretizou em maio, no Journey 2017, o nosso evento de marketing e empreendedorismo!

O Journey é um Evento de Marketing Digital e Empreendedorismo que mostra qual é a jornada necessária de todo empreendedor que deseja divulgar seus produtos e serviços pela internet.

 

1. Concepção

De onde vêm as ideias? Como elas surgem? Quais são os seus propósitos?

Na maioria das vezes as ideias aparecem quando temos algum problema para resolver. Sabemos que todo empreendedor, na essência, é um resolvedor de problemas. Quando a InsideOut resolveu realizar o Journey, o problema que queríamos resolver era grande: falta de clientes.

Sempre acreditamos que um evento é um excelente canal de aquisição de clientes. Os benefícios são quase infinitos, pois nele podem ser explorados diversos aspectos do seu produto gerando uma percepção mais próxima da realidade para o seu cliente ou prospecto.

A união da crença com a necessidade de adquirir clientes fez o Journey acontecer. Ainda tinha uma vantagem competitiva envolvida no processo que era o Branding, pois não existia um grande evento de marketing digital no Rio de Janeiro.

Essa explosão de argumentos e visões de futuro, geralmente acontecem na cabeça do “dono do evento” e em uma velocidade ainda não mensurável.

Da cabeça para o papel

Esse é o momento que chamamos de Concepção. Quando a ideia explode, pipoca na cabeça, a luz acende, acontecem os insights.

Para ajudar a mente a visualizar o sonho, nada melhor do que apurar os sentidos, um deles foi a audição. Fiz essa playlist no Spotify durante todo o processo de criação e execução do evento. Até Despacito entrou na playlist na última hora – a pedido da minha filha, claro.

A partir daí, é colocar todo esse filme que acontece somente naquela cabeça privilegiada, direto no papel (o que nem sempre é fácil). É nesse momento que entramos na jogada, utilizando técnicas e ferramentas que fazem a ideia começar a tomar forma.

Os elementos principais da fase de concepção são:

• Briefing do Evento
• Event Model Canvas
• Persona
• Jornada do Consumidor
• Modelo de Negócios
• Identidade Visual

A definição de cada um desses itens é tratada em reuniões específicas e com ferramentas próprias. A quantidade e tempo utilizado em cada uma dessas reuniões é relativo, pois as decisões tomadas nesta fase dificilmente serão modificadas.

Resultado: Raio X do Cérebro

O Journey tinha como objetivo, educar a audiência. Precisávamos informar para os empreendedores, quais eram os passos que ele precisava dar para sair do mundo offline, para o universo do marketing digital.

No estudo da persona, identificamos que a maioria dos empresários não têm ideia de como começar a usar a internet a seu favor e verificamos também diversas crenças limitadoras sobre o marketing em geral.

Mesmo não sendo tão óbvio, entendemos que era preciso iniciar um evento de marketing falando sobre mentalidade empreendedora, pois precisávamos quebrar diversos paradigmas. Para esta fase teríamos que trazer profissionais de Coaching e PNL.

Logo depois entraríamos na parte prática mostrando a importância de publicação de conteúdo, da organização dos leads que chegarão à empresa por causa desse conteúdo; precisaríamos mostrar como ter produtividade para acompanhar esse mecanismo e também a importância da gestão de projetos em um processo de marketing integrado à empresa.

A organização de dados é uma tendência, já que capturamos muitas informações sobre nossos clientes então, ao verificarmos esta necessidade, teríamos que colocar uma palestra de alto nível.

Dedicaríamos grande parte do tempo do evento para a demonstração da organização de um processo de vendas, tanto pela forma tradicional quanto pelo e-commerce.

O final do evento deveria ser algo impactante e representativo, por isso deveríamos convidar alguém que fosse o verdadeiro símbolo de toda essa trajetória.

A partir daí podemos passar o bastão para a equipe que faz a coisa toda acontecer e que sustenta o segundo pilar.

 

2. Produção

Quase todos os adultos da face da Terra já organizaram um evento na vida. Aniversário do filho, churrasco no final de semana, encontro de casais na igreja ou até mesmo uma reunião de condomínio aparece no currículo da maioria daqueles que se predispõem a produzir um grande evento de marketing.

Mas se você não reparou, existe uma grande diferença de conceito aqui: organizar vs. produzir.

Organizar é combinar informações, coisas e pessoas para realizar algo, enquanto produzir é realizar de fato alguma coisa; torná-la tangível. A diferença é sutil, mas para um evento é fundamental que se tenha essa clareza.

O Produtor é o responsável por mediar o grande volume de informações que antecedem o evento. Ele é tão importante que se um evento é um corpo humano, então pode ser chamado de coração do evento.

Tudo começa com uma planilha

Quanto custa realizar seu evento? Quais fornecedores você vai utilizar? Qual é a diferença entre o local A e o B? Precisamos de comida vegetariana no menu? Como trazer aquele Speaker sensacional para a palestra?

Essas são algumas perguntas que a produção do evento ajuda a responder.

Começamos cedo

Existem duas ações que devem ser ‘prioridade zero’ em todo e qualquer evento: reservar o local e convidar os palestrantes.

Após entendermos que a temática adotada seria de um evento de marketing digital e após mapearmos a jornada do consumidor, decidimos o local e reservamos a data. A partir daí, começamos a fechar a grade de palestrantes e temas. Esse trabalho não é linear e muitas vezes gera muita dependência, negociação e integração de agendas.

Convidar ou contratar palestrantes é como montar um quebra-cabeça. A todo momento várias peças são testadas em posições diferentes até encaixar.

No nosso caso tínhamos parceiros de negócios e fornecedores muito bem alinhados à causa da comunidade que é educação do prospecto para transformá-lo em cliente e isso facilitou a aceitação por parte deles.

Os dois elementos principais da fase de Produção são: a planilha de custo e a planilha de recursos. Nós ainda fazemos algumas subdivisões utilizando ferramentas próprias para organização das informações.

• Planilha de custos
  • Estrutura
  • Experiência
  • Extras

 

• Planilha de Recursos
  • • Internos

   

  • Externos

Depois de fazermos o projeto e aprovarmos o orçamento, era hora de começar a fazer as pessoas saberem que o evento iria acontecer.

 

3. Divulgação

A divulgação de um evento é o primeiro desafio de quem está produzindo o mesmo. Pelo menos as pessoas acham que é. Agora imagine como seria se uma Agência de Marketing Digital não fizesse uma boa divulgação? Fracassar neste ponto não era uma opção.

Fazendo o dever de casa

Escolhemos usar várias estratégias integradas para lançarmos o nosso evento de marketing para o grande público. Precisávamos validar toda a nossa experiência estratégica no nosso negócio, então juntamos neurociência, métricas, técnicas de vídeo, copywriting, 8Ps, Fórmula de Lançamento e bom senso…

Uma das nossas vantagens é a divisão de tarefas em duas áreas: Tráfego e Conversão. Parece lógico, mas eu já vi muitas equipes de marketing emboladas porque uma pessoa estava fazendo de tudo um pouco e no final, não conseguia concluir nada.

A nossa peça principal foi o vídeo de lançamento. Foram 7 dias entre a criação da copy e a versão final. Veja como ficou.

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Se você precisa saber um pouco mais sobre divulgação, veja este artigo que mostra quais são as etapas que seguimos para divulgar um evento na internet buscando o tão sonhado sold out.

No nosso caso, foram 250 pessoas presentes e 52 convidados, entre palestrantes e assessoria de imprensa. Aliás, nós contamos com uma das melhores assessorias de imprensa do mercado, o Grupo Intelligenza conseguiu pauta para o Journey nos principais veículos de comunicação do Brasil.

Dois alertas importantes

1. 1. Nenhum plano perfeito sobrevive ao campo de batalha. Digo isso porque realizar um evento é sempre um grande risco. Faça dessa frase um mantra. Reconheça que é difícil e coloque todos os seus pontos fracos na análise SWOT para não ser pego de surpresa. Se não sabe reconhecê-los, então procure alguém que diga quais são.

 

1. Normalmente, a venda de grande parte dos ingressos ocorre próxima a data do evento. Tenha sangue frio e estômago forte. Se quer fazer diferente, tenha em mente uma estratégia de Branding com bastante antecedência. Faça com que as pessoas lembrem de você o ano inteiro. Veja o caso do Rock in Rio.

 

4. Administração

Se você conhece uma pessoa metódica, organizada, detalhista e paciente, convide-a para segurar essa barra – que é gostar de você.

Considere três momentos importantes para administrar: pré-evento, durante o evento e pós-evento.

Pré-evento

Caso você não queira ter problemas com entrega de material, itens faltando ou fornecedores insatisfeitos, coloque o administrador e o produtor do evento trabalhando na mesma sala.

A conversa entre eles é FUNDAMENTAL para que tudo seja executado conforme planejado. Esse é um detalhe negligenciado por muita gente e o resultado nunca é satisfatório.

Peçam orçamentos de todos os itens, equipamentos, experiências, passagens, hotéis, A&B, enfim… de tudo.

Compare os itens e veja a economia que você pode fazer com essa simples (e trabalhosa) atitude. No nosso caso, reduzimos em 15% o orçamento inicial e fizemos mais do que planejamos.

Durante o evento

Imagine que tudo está pronto, 95% dos ingressos vendidos, palestrantes confirmados, material impresso organizado, equipe contratada, todos a postos para o grande dia e agora? Posso relaxar?

Nem pensar!

O momento mais tenso é o da entrega aos compradores. Verificar o que está sendo executado e por quem, fica mais fácil para quem orçou, contratou e pagou o serviço. Imagine que no nosso caso, ainda tínhamos que palestrar e receber os outros palestrantes do Journey.

Um conselho: Faça isso uma única vez. No seu primeiro evento.

Pós-evento

O cuidado com quem esteve com você durante esse tempo todo, deve se estender mais um pouco. Tanto clientes quanto fornecedores. Fechar a planilha e dar o feedback do que funcionou e do que não funcionou é tão importante quanto ter um banheiro limpo durante o evento.

Se você pensa em fazer um próximo evento, não descanse.

Até porque, sempre fica um gostinho de quero mais quando você vê um same day edit como este:

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Caso você esteja realizando um evento e quer ver a Metodologia SoldOut sendo aplicada para a divulgação e venda de ingressos, entre em contato conosco através desse formulário.

Grande abraço!